Tietosuojaseloste

Nextmile / Milestone Coaching & Consulting Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Nextmile / Milestone Coaching & Consulting Oy, Y-tunnus 1764356-3 (jäljempänä myös “Nextmile”)

Osoite:
Nextmile / Milestone Coaching & Consulting Oy
c/o Innovation House Finland
Tekniikantie 2, 02150 Espoo, Finland

 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Antti Harjuoja, antti.harjuoja@milestone.fi +358 50 5714011

Milestone Coaching & Consulting Oy on tullut selvityksissään siihen tulokseen, ettei sen tarvitse nimetä tietosuojavastaavaa.

 

3. Rekisterin nimi

Nextmile / Milestone Coaching & Consulting Oy:n  Asiakas- ja markkinointirekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Nextmilen asiakkaan ja Nextmilen välinen asiakassuhde, asiakkaan antama toimeksianto, rekisteröidyn antama suostumus tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen ja seuranta.
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, asiakasohjelman toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Nextmilen liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
  • Erilaiset markkinointitoimenpiteet, kuten puhelinmarkkinointi, sähköpostimarkkinointi ja muu sähköinen markkinointiviestintä

Henkilötietoja käytetään tuotettaessa henkilön tai useiden henkilöiden toimintatyyliä ja/tai yhteistoimintaa kuvaavia raportteja ja selvityksiä. Henkilö vastaa joukkoon kysymyksiä tai toteamuksia joiden perusteella raportti luodaan. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön antama suostumus ennen tietojen luovuttamista

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja;

Rekisteröidyn nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, asiakasnumero, työnantaja, koulutus, asema, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot, kieli, sukupuoli, tietojen kirjaamispäivämäärä. Sukupuolitietoa käytetään tuotettavan raportin kieliasun oikeellisuuden varmistamiseen (vrt englanti he / she).  Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Rekisteröidyn itse tuottama sisältö sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, joita käytetään toimeksiantojen toteuttamiseen.

Rekisteritietojen keräämisen yhteydessä tallentuu automaattisesti evästetietoina esim. IP-osoite, selaintyyppi, Internet palveluntarjoaja, sivu jolta saavutaan ja jolle siirrytään seuraavaksi, käyttöjärjestelmä, käynnin ajankohta, klikkaustiedot. Rekisteritietojen käsittelijä käyttää evästeitä ja vastaavaa teknologiaa mm. trendien analysointiin, verkkosivuston hallintaan, käyttäjien liikkumisen seurantaan sivustolla. Käyttäjä voi hallita käyttöä yksittäisen selaimen tasolla poistamalla evästeet käytöstä.

 

6. Henkilötietojen säilytysaika

Nextmile säilyttää henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Nextmilen välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään viisi vuotta.

Asiakasrekisteristä erillisinä tietoina kerätään rekisteröidyistä henkilötietoja ja muita tietoja henkilökohtaisten käyttäytymis- ja toimintaprofiilien (esim. DISC Profiilin) laatimiseen.

Rekisteröidyn suostumuksella tehtyjen käyttäytymis- ja toimintaprofiilien osalta menetellään seuraavasti. Näitä säilytetään Nextmilen toimesta enintään 2 vuotta laatimisen jälkeen, jonka jälkeen ne siirretään palveluntarjoajalle säilytettäväksi. Nextmile tuhoaa siirron yhteydessä nämä tiedot, eikä jätä itselleen niistä kopiota. Tietojen siirrosta informoidaan rekisteröityä ja hän voi sen halutessaan kieltää.

Käyttötarkoitus on myös rekisteröidyn perustama ja hallinnoima tili myverythingdisc.com palvelussa, jonka toimivuus edellyttää henkilön tietojen säilyttämistä tässä tarkoitetussa rekisterissä. Ellei asiakas ole perustanut myeverythingdisc.com tiliä tai ellei muuta ole sovittu, tiedot säilytetään täyttövuotta seuraavat kaksi kalenterivuotta ja poistetaan niitä seuraavan kolmannen vuoden kesäkuun loppuun mennessä.

 

7. Henkilötietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat.
  • Rekisteröidyn työnantajan toimittamana.
  • Valmentajan, valmennusorganisaation, oppilaitoksen tai vastaavan toimittamana.
  • Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Nextmilen yhteistyökumppaneiden toimittamia osoite- ja yhteistietoja
  • Nimi-, osoite- ja muiden yhteystietojen päivitykset saadaan asiakkaiden ja heidän yhteisöjensä aktiivisuuden perusteella.
  • Suoramarkkinointikielto ja ostojen rekisteröintikielto tallennetaan asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä erillisistä ilmoituksista.
  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä esimerkiksi yritysten verkkosivuilta sekä palveluntarjoajilta (esim. Suomen Asiakastieto Oy), julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan rekisteröidyn itsensä lisäksi hänen työnantajalleen tai valmentajalleen tilanteissa, jotka liittyvät koulutus- tai kehitysohjelmiin, joihin henkilö osallistuu. Silloin kun em. ohjelmien tarkoituksena on kehittää ihmisten välistä vuorovaikutusta tai yhteistyötaitoja tai muuten edistää henkilöiden välistä yhteistyötä, tietoja voidaan luovuttaa ohjelman luonteen mukaisesti myös muille osallistujille yhteistä käsittelyä varten.

Asiakastietoja ei luovuteta Nextmilen tai sen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Nextmile huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Tällä hetkellä toimitusjohtajalla.

Aineistoa säilytetään digitaalisessa muodossa sen valmennuksellisen käytön jälkeen. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun rekisterinpitäjän työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvaton pääsy henkilötietoihin estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa.

Tietoturvan tasoa ja suojauksen riittävyyttä tarkistellaan säännöllisesti ja tehdään tarvittavat muutokset.

 

10. Profilointi

Nextmile ei suorita Tietosuoja-asetuksessa määriteltyä profilointia asiakkaistaan tai muistakaan henkilöistä.

 

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen vastustaa henkilötietojen käsittelytoimia, joita Nextmile kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Nextmilen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde tai rekisteröidyn suostumus.

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Nextmile voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa Nextmilelle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

 

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
  12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Nextmile asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

  12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon.

Nextmilellä ei ole velvollisuutta poistaa henkilötietoa jos sen käsittely tai säilyttäminen tapahtuu a) käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi b) oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Nextmile vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

  12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Yritykselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

 

13. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Nextmileen

1. Postitse osoitteeseen:

Nextmile / Milestone Coaching & Consulting Oy
c/o Innovation House Finland,
Tekniikantie 2, 02150 Espoo, Finland

2. Lähettämällä sähköpostia [Nextmilen rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta] osoitteeseen info@milestone.fi

Nextmile voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.