Kokoustaminen on yksi tämän päivän isoja haasteita yrityselämässä. Kun kilometrejä työelämässä on kertynyt riittävästi, alkaa tehottomuus usein tuntua erityisen turhauttavalta: kuka antoikaan luvan, että on ihan ok sopia kokousta kokouksen perään – vaikka mitään todellisia tuloksia ei synny?
Eivätkö asiat etene?
Noh, asetetaan työryhmä pohtimaan sitten sitä.
Muutosvastarinta on ihmisellä tehdasasetuksissa. Olen silti sitä mieltä, että turhan usein hyväksymme liian laiskan syyn olla tekemättä asioita toisin, vaikka näemme että tarve muutokselle olisi ilmeinen. Kokouksia järjestetään pääasiassa kahdesta syystä: pidämme toisemme kartalla asioista tai järjestämme yhteisen hetken käydä läpi, suunnitella ja päättää asioista. Kartalla pitämisen osalta hyvin useissa yrityksissä on jo sanottu se ääneen: informaatiota voi ja pitää voida siirtää myös helpommin, kuin istumalla yhteisen tai virtuaalisen pöydän ääressä. Ja varsinkin, jos silloinkaan moni ei ole oikeasti läsnä vaan muita asioita koskevien sähköpostien, tai vieläkin pahempaa omien tai muuten vain viihdyttävämpien asioiden äärellä vaikkapa somessa. Vastaanotin on tai ei ole päällä ja parhaiten siihen voi vaikuttaa henkilö itse.
Yksi tapa tehostaa kokoustamista on rikkoa totuttua kokoustamisen kaavaa: silloin myös vastaanotin itse asian äärellä käynnistyy tai tehostuu ihan itsestään. Entäpä siis, jos kokous pidettäisiinkin kävellen yhdessä? Tai kahvilassa tai kannonnokassa? Silloin toki menee hetki hahmottaa uusi ympäristö epätyypillisessä asiassa, mutta yhtä kaikki silloin myös hahmotuskyky itse asiaa kohtaan saattaa olla parempi.
Viisastelijat teilaavat ajatuksen helposti: yhdessä seinältä powerpointin katsominen on tärkeää. Entä jos katsoisimme toisiamme? Myös muistiinpanoja on hyvä tehdä samantien ja kirjoittaminen kävellessä on kömpelöä, voi tulla kirjoitusvihreitäkin. Nyt käsi sydämelle: kuinka usein joku kirjoittaa muistiinpanoja keskustelun aikana? Yleensä se hoidetaan joka tapauksessa vasta kokouksen jälkeen ja tarkastellaan vieläkin myöhemmin, menikö oikein ja keskustelun mukaisesti.
Työelämän rytmi muuttui jo
ja myös työntekemisen rytmin on muututtava.
Oletko sinä koskaan laskenut, paljonko yksi kokous maksaa yritykselle? Laskureita löytyy netistä ja sellaisen käynnistäminen näkyviin sinne seinälle powerpointin viereen tekee hyvää: sinne syötetään yhteinen näkemys mukanaolijoiden tuntihinnasta (kannattaa myös huomioida vaihtoehtoiskustannus: jos en ole tässä kokouksessa, tekisin jotain muuta, kenties tuottavampaa?) sekä mukanaolijoiden määrä. Esimerkiksi viisi asiantuntijaa vatuloimassa asiaa eikä päätöksiä synny? Katso miten eurot vilistävät seinällä: riittävätkö päätöksentekovaltuutesi kokonaissummaan vai pitäisikö hakea investointilupa ylempää?
Miksei siis lähdettäisi metsään? Sinne ei kokouslaskuri yllä ja sille on hyvä syy.
Liity mukaan Nextmile -yhteisöön. Seuraa meitä myös sosiaalisessa mediassa Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram niin saat tiedon tuoreeltaan uutisista ja mm.Tarjan uusimmista kirjoituksista.
Mistä aiheista haluaisit lukea seuraavaksi?
Tarja Ilvonen on asiakaskokemusammattilainen, jonka osaamisen keskiössä on asiakas- ja työntekijätyytyväisyyden johtamisen kehittäminen. Tarja on Nextmilen Advisor Boardin jäsen.
tarja.ilvonen@icloud.com